Giải pháp số hoá tài liệu mạnh mẽ
Tự động phân loại, bóc tách dữ liệu và số hóa. Được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, xử lý nhiều loại tài liệu
DigiNotes là giải pháp số hoá tài liệu mạnh mẽ và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Với khả năng số hoá, chuyển đổi tài liệu giấy về tài liệu điện tử – là các định dạng tài liệu có thể biên tập và tìm kiếm được, biên mục và đưa các tài liệu này vào các hệ thống lưu trữ điện tử, hệ thống quản lý nội dung hoặc các hệ thống tìm kiếm, DigiNotes góp phần cải tiến, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cho mọi doanh nghiệp, tổ chức. Không những vậy, DigiNotes còn là giải pháp tự động bóc tách thông tin trên tài liệu giấy với độ chính xác cao. DigiNotes tự động phân tách và phân loại tài liệu; đặc biệt DigiNotes có khả năng tự động trích chọn và cung cấp cho người sử dụng các dữ liệu cần thu thập một cách nhanh chóng. Có nền tảng kiến trúc vững chắc và mềm dẻo, DigiNotes cho phép xây dựng giải pháp để đáp ứng các nhu cầu đa dạng khác nhau – từ các hệ thống độc lập cho các công ty, văn phòng vừa và nhỏ có ngân sách hạn chế cho đến các giải pháp chạy trên máy chủ có khả năng mở rộng cao cho các dự án lớn của doanh nghiệp và chính phủ. Ngoài ra, DigiNotes có thể tích hợp với các hệ thống quản lý thông tin và vào các quy trình nghiệp vụ chuyên biệt để nâng cao hiệu quả tổng thể và giảm chi phí.
Lợi ích của Diginotes
Khi áp dụng như là một giải pháp số hóa và tự động bóc tách thông tin bổ sung cho các hệ thống QLVBĐH, DigiNotes sẽ giải quyết được 2 vấn đề: Nhận dạng, chuyển đổi các văn bản giấy, ảnh quét văn bản thành tài liệu số (PDF, DOC, XLS) là định dạng tài liệu tìm kiếm toàn văn, soạn thảo, trích dẫn được. Và như vậy, nội dung của tài liệu trở nên sẵn sàng cho khai thác, tái sử dụng; Tự động trích rút các siêu dữ liệu như cơ quan ban hành, ngày ban hành, số hiệu, trích yếu của văn bản. Khả năng này của DigiNotes sẽ giúp giảm thiểu thời gian, công sức nhập liệu văn bản của người văn thư, góp phần tự động hóa công tác văn thư, lưu trữ.
DigiNotes mang đến một giải pháp có tính đột phá giúp các cơ quan nhà nước giải quyết hiệu quả bài toán trích rút thông tin từ tài liệu, biểu mẫu. Văn bản hành chính chỉ là một trong những loại tài liệu DigiNotes có thể xử lý hiệu quả, DigiNotes có thể tự động trích rút thông tin từ nhiều loại biểu mẫu khác, từ lý lịch tư pháp, giấy đăng ký kinh doanh cho đến tờ khai thuế, bản đồ địa chính. Nói ngắn gọn, DigiNotes có thể tự động trích rút các thông tin cần thu thập trên hồ sơ, tài liệu giấy và nhanh chóng đưa chúng vào hệ thống quản lý chuyên ngành. Như vậy, DigiNotes sẽ giúp thu thập thông tin chính xác hơn, lưu chuyển thông tin nhanh hơn, góp phần rút ngắn thời gian xử lý trong cơ quan, nâng cao chất lượng dịch vụ công mà cơ quan cung ứng tới xã hội.
DigiNotes đảm nhiệm toàn bộ quá trình số hoá tài liệu, cung cấp các công cụ, tiện ích cho việc quét tài liệu, nhận dạng, soát lỗi, thiết lập thuộc tính cho tài liệu, biên mục toàn văn và chuyển đổi tài liệu. Phần mềm chuyển các tài liệu quét sang định dạng PDF và PDF/A – là những định dạng thích hợp cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu dài hạn. DigiNotes được thiết kế để vận hành 24/7 và có thể giải quyết thành công các dự án lớn nhất, nơi mà hàng triệu trang tài liệu được số hóa trong thời gian rất ngắn.
Với các trạm xử lý chuyên dụng như trạm Quét, trạm Soát lỗi nhận dạng, trạm Soát lỗi bóc tách hay trạm Biên mục, DigiNotes cung cấp một dây chuyền số hóa tài liệu và tự động bóc tách thông tin hoàn chỉnh, đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu về số hoá tài liệu, tự động bóc tách thông tin của các hệ thống CMS/DMS/ECM hay các hệ thống quản lý thông tin chuyên dụng khác. Tài liệu, biểu mẫu được phân loại tự động hoặc bởi người vận hành, sau đó dựa trên loại và các đặc tính của tài liệu, quy trình nghiệp vụ cần xử lý tương ứng mà nó được đưa vào luồng công việc thích hợp.
Nhận dạng nhanh, chính xác với hơn 200 ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt, tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Hàn, v.v…)
Sử dụng tất cả các tài nguyên phần cứng có sẵn theo cách hiệu quả nhất có thể.
Chuyển đổi khối lượng lớn tài liệu trong một khung thời gian ngắn.
Nén tệp PDF để giảm thiểu kích thước tệp trong khi vẫn giữ được chất lượng; hỗ trợ các định dạng PDF/A (-1a, -1b, -2a, -2b, -2u, -3a, -3b, -3u), PDF/E, PDF/UA. Hỗ trợ chữ ký số và Watermarking.
Tự động chuyển đổi từ PDF, JPEG, TIFF, Word, Excel, OpenDocument Text, HTML, PowerPoint và các định dạng khác.
Có khả năng trích xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác từ tất cả các loại tài liệu.
Phát hiện với sự trợ giúp của AI và đọc mã vạch 1D và 2D để cho phép tách tài liệu và/hoặc thêm siêu dữ liệu.
Tự động gán các loại tài liệu và phân bổ; cho phép tạo siêu dữ liệu thủ công nếu cần.
Hỗ trợ chữ màu đen, Schwabacher và hầu hết các phông chữ Gothic khác bằng tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Ý và tiếng Tây Ban Nha.
Dễ dàng kết nối với kho lưu trữ kỹ thuật số hoặc hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp thông qua vé XML, API dựa trên COM và API dịch vụ web, bao gồm API REST.
Tự động phân tách tài liệu dựa trên số lượng trang, trang trống, trang mã vạch và/hoặc quy tắc theo kịch bản.
Lotus Notes, EVN eOffice và nhiều hệ thống quản lý văn bản điều hành tại Việt Nam.
DigiNotes nhận hình ảnh tài liệu từ các thư mục lưu trữ, máy in đa chức năng, máy quét hoặc e-mail và sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động chuyển đổi chúng thành các định dạng kỹ thuật số có thể tìm kiếm được.
Nếu cần, người dùng và hệ thống có thể thêm siêu dữ liệu vào tài liệu và người dùng có thể tự sửa thông tin văn bản. Dịch vụ có thể chạy suốt ngày đêm hoặc xử lý tài liệu theo đợt theo lịch trình để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên phần cứng. Các tệp số hóa kết quả có thể được lưu vào bất kỳ số vùng lưu trữ nào và/hoặc được gửi đến các ứng dụng khác.
Cấu hình khuyến nghị:
Armenia có hỗ trợ từ điển (bao gồm các ngôn ngữ cơ bản như Anh, Nga, Pháp, Đức)
Các máy in bình thường trên thị trường, các máy đánh chữ, máy in kim, in Gothic, OCR – A, OCR – B, MICR (E13B)
